Profox Companies Oy:n tietosuojaseloste
Asiakkaittemme tietosuoja on meille tärkeää ja haluamme toimia tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Olemme laatineet tietosuojakäytännön, jossa kerromme, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaittemme tietoja. Tutustu tietosuojaselosteeseemme ja kerro meille, jos haluat lisätietoja.
Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö
Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseksi henkilöön. Henkilö voi kieltää tietojensa käytön Profox Companies Oy:ltä, mutta tällöin tuotteiden ja palvelujen käyttö voi vaikeutua merkittävästi, tai osoittautua joissain tilanteissa mahdottomaksi.
Profox Companies Oy kerää ja käsittelee asiakasyritysten ja Profox Companies Oy:n tuotteita ja palveluja käyttävien henkilöiden, sekä Profox Companies Oy:n työnhakijoiden tietoja.
Henkilökohtaiset tiedot
Kun henkilö alkaa käyttää Profox Companies Oy:n WEB-palvelua, hänelle luodaan käyttäjätunnus palvelun käyttöä varten. Käyttäjätunnukseen liittyvät henkilön tiedot ovat yleensä henkilön nimi, yrityksessä henkilölle luotu käyttäjätunnus, henkilön työsähköpostiosoite, sekä joissain tapauksissa henkilön työpuhelinnumero ja asematunnus yrityksessä. Käyttäjätunnukseen liitettävien tietojen määrä minimoidaan ja niiden rekisteröinti on tarkoituksenmukaista.
​
Miten käytämme henkilökohtaisia tietoja
​
Profox Companies Oy käyttää asiakkaittensa henkilöstön tietoja Profox Companies Oy:n ja asiakkaan välisen suhteen hoitamiseen. Esimerkkejä käyttötarkoituksista:
-
Profox Companies Oy:n palveluiden käyttäjäpohjaisen laskutusperusteen todentaminen.
-
Henkilön tunnistaminen asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa.
-
Profox Companies Oy:n palveluiden käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi.
-
Saatamme käyttää henkilökohtaisia tietoja myös Profox Companies Oy: sisäisiin tarkoituksiin, kuten tarkastuksiin, tietojen analysointiin ja tutkimukseen, jotta voimme parantaa palvelujamme ja asiakasviestintäämme.
Muiden kuin henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö
​
Keräämme tietoja lokitiedostoihin myös muodossa, jota ei ole suoraan mahdollista liittää tiettyyn henkilöön. Saatamme käyttää tällaista tietoa mihin tahansa tarkoitukseen. Muita kuin henkilökohtaisia tietoja ovat esimerkiksi:
-
URL-osoitteet, IP-osoitteet ja kellonajat, joita keräämme mahdollisten väärinkäyttöyritysten toteamiseksi ja tietoturvan parantamiseksi.
-
Selainohjelman tyyppi, kieli ja aluetiedot, joita keräämme palvelujen kehittämiseksi.
-
Palvelujemme käyttötavat, joita keräämme palvelujen kehittämiseksi.
-
Palvelujemme muodostamat virheilmoitukset, joita keräämme tuotteiden kehittämiseksi.
-
Evästeet ja muut verkkosivustotekniikat, joiden avulla pyrimme parantamaan viestintäämme ja kohdentamaan markkinointiamme.
Muita kuin henkilökohtaisia tietoja käsitellään henkilökohtaisina tietoina tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, jos tieto yhdistetään henkilökohtaisiin tietoihin.
​
Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
​
Profox Companies Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja strategisille kumppaneilleen, jotka tarjoavat omia palvelujaan yhteistyössä Profox Companies Oy:n kanssa. Tällaisissa tilanteissa on kyse esimerkiksi joko Profox Companies Oy:n tai kumppanin palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta palveluiden välillä. Profox Companies Oy saattaa luovuttaa kumppanille henkilön yhteystietoja myös asiakaspalvelu- tai muuta viestintää varten. Profox Companies Oy on sopinut kumppaneittensa kanssa tietosuojaan liittyvistä asioista ja tietojen siirroissa käytetään riittävää tietojen suojaus- ja salaustasoa.
Profox Companies Oy saattaa joutua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja myös lakisääteisesti, joko oikeustoimiin liittyen tai viranomaisten pyynnöstä. Profox Companies Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja myös liiketoiminnan uudelleenorganisoinnin, yhdistymisen tai myynnin yhteydessä em. toimeen liittyvälle kolmannelle osapuolelle.
Henkilökohtaisten tietojen suojaus
​
Profox Companies Oy suhtautuu henkilökohtaisten ja muiden tietojen suojaamiseen vakavasti. Profox Companies Oy säilyttää henkilökohtaisia tietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa.
Profox Companies Oy käyttää henkilökohtaisten tietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.
Jos henkilö käyttää Profox Companies Oy:n käyttämiä kolmansien osapuolten tuottamia sosiaalisen median alustoja, muut alustan käyttäjät pystyvät näkemään henkilön jakamat tiedot ja käyttämään niitä eri tavoilla hyväkseen. Tällöin henkilö on itse vastuussa jakamastaan henkilötiedosta ja muista tiedoista.
​
Henkilökohtaisten tietojen säilytys
​
Profox Companies Oyj säilyttää henkilökohtaiset tiedot sähköpostitiedottamiseen ja asiakaspalvelun tuottamiseen liittyvät tiedot EU:n alueella. Säilytämme henkilökohtaisia tietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä kuvatut tarkoitukset, ellei pidempää säilytysaikaa edellytetä lakisääteisesti.
Profox Companies Oy:n palveluiden käyttäjän henkilötiedot poistetaan käyttäjätietorekisteristä sen jälkeen, kun käyttäjä on lopettanut järjestelmän käytön esimerkiksi työsuhteen päättymisen vuoksi. Käytön päättyminen tulee todentaa ko. palvelun aktivointitapahtumalla tai muulla tavoin kirjallisesti.
Profox Companies Oy:n sitoutuminen asiakkaittemme tietosuojan turvaamiseen
Varmistamme, että asiakkaittemme tiedot ovat turvassa kouluttamalla työntekijöitämme tietosuoja- ja turvallisuusohjeistuksen noudattamiseen, sekä käyttämällä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käytäntöjä yrityksessämme tehokkaasti.
Koska yrityksemme käsittelee säännöllisesti asiakkaisiimme liittyvää luottamuksellista tietoa, jokaisen työntekijän allekirjoittama työsopimus sisältää salassapitopykälän, joka kattaa kaiken Profox Companies Oy:n ja sen asiakkaitten tietojen käsittelyn luottamuksellisuuden ja salassapidon.
​
Tietosuojaan liittyvät kysymykset
​
Jos haluat lisätietoja Profox Companies Oy:n tietosuojakäytännöstä, tai haluat tehdä henkilötietoihin liittyvän kyselyn tai muutospyynnön, ota meihin yhteyttä. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian.
Profox Companies Oy saattaa päivittää tietosuojaan liittyviä käytäntöjään ajoittain. Jos muutamme käytäntöjä merkittävästi, tiedotamme siitä asiakkaitamme erikseen.
​
Profox Companies Oy
Emalikatu 9
04440 Järvenpää
Y-tunnus 861637-9
​
Ari Puuskari
Toimitusjohtaja
Päivitetty 21.03.2023
​